Bước đầu tiên của việc chuẩn bị hồ sơ là có được hồ sơ. Với nhiều người, đây lại là bước mất nhiều thời gian nhất, phần vì không biết hỏi ai và phần vì bắt đầu quá muộn.
Bắt đầu từ đâu
- Xác định những lần khám và nằm viện cần xin hồ sơ.
- Xác định cơ sở nào lưu giữ từng phần.
- Liên hệ bộ phận phụ trách hồ sơ của từng cơ sở.
- Hỏi về quy trình và giấy tờ cần có.
- Hỏi về thời gian xử lý.
- Bắt đầu sớm.
Với người đã khám ở nhiều nơi, việc tập hợp hồ sơ có thể cần liên hệ nhiều cơ sở khác nhau, mỗi nơi một quy trình. Đây là lý do nên bắt đầu từ nhiều tuần trước chuyến đi.
Giấy tờ thường cần chuẩn bị
- Giấy tờ tuỳ thân.
- Thông tin về lần khám hoặc nằm viện cần xin.
- Đơn theo mẫu của cơ sở.
- Giấy uỷ quyền nếu người khác đi thay.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ trong một số trường hợp.
Yêu cầu về giấy uỷ quyền là điểm hay gây mất công đi lại nhiều lần, nên cần hỏi rõ mẫu và yêu cầu công chứng nếu có trước khi đi.
Nêu rõ mình cần gì
- Kết luận và tóm tắt bệnh án.
- Toàn bộ kết quả xét nghiệm.
- Báo cáo các khảo sát hình ảnh.
- Dữ liệu hình ảnh gốc.
- Kết quả giải phẫu bệnh.
- Báo cáo phẫu thuật.
- Đơn thuốc và tóm tắt điều trị.
Việc nêu cụ thể từng loại giúp tránh nhận về một bộ hồ sơ thiếu. Nói chung chung rằng cần hồ sơ thường dẫn tới việc chỉ nhận được phần tóm tắt.
Dữ liệu hình ảnh xin ở đâu
- Thường ở khoa chẩn đoán hình ảnh, không phải ở bộ phận hồ sơ chung.
- Cần liên hệ riêng.
- Có thể có quy trình và thời gian xử lý khác.
- Hỏi về định dạng được cung cấp.
- Kiểm tra dữ liệu mở được trước khi rời đi.
Việc hai nhóm hồ sơ này do hai bộ phận khác nhau quản lý là điều nhiều người không biết, dẫn tới việc xin xong giấy tờ rồi mới phát hiện còn thiếu hình ảnh.
Tiêu bản giải phẫu bệnh
- Do khoa giải phẫu bệnh lưu giữ.
- Có quy trình mượn riêng.
- Thường cần đề nghị từ bác sĩ hoặc từ cơ sở nhận.
- Có quy định về việc trả lại.
- Cần thời gian xử lý.
Quy trình mượn tiêu bản thường phức tạp hơn xin bản sao giấy tờ và cần được bắt đầu sớm nhất trong toàn bộ quá trình chuẩn bị.
Về thời gian
- Thời gian xử lý khác nhau tuỳ cơ sở.
- Phụ thuộc khối lượng hồ sơ cần sao.
- Hồ sơ cũ có thể ở kho lưu trữ, mất thêm thời gian.
- Nên bắt đầu nhiều tuần trước khi cần.
- Hỏi rõ thời gian dự kiến ngay từ đầu.
Hồ sơ của những lần khám từ nhiều năm trước thường được chuyển vào kho lưu trữ và cần thời gian lâu hơn đáng kể để truy xuất.
Khi hồ sơ ở nhiều nơi
- Lập danh sách các cơ sở đã khám.
- Liên hệ từng nơi riêng.
- Theo dõi tiến độ của từng nơi.
- Ưu tiên nơi có hồ sơ quan trọng nhất.
- Bắt đầu với nơi có quy trình chậm nhất.
Việc bắt đầu với nơi chậm nhất là chiến lược hợp lý, vì tổng thời gian chuẩn bị bị quyết định bởi khâu chậm nhất chứ không phải bởi tổng các khâu.
Khi gặp khó khăn
- Hỏi rõ lý do bị từ chối hoặc chậm trễ.
- Hỏi về quy trình đúng cần thực hiện.
- Nhiều trường hợp là do thủ tục chưa đủ.
- Nhờ bác sĩ điều trị hỗ trợ đề nghị.
- Liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng của cơ sở.
- Giữ thái độ hợp tác thay vì đối đầu.
Sự hỗ trợ của bác sĩ điều trị thường tháo gỡ được nhanh, vì đề nghị chuyên môn từ bác sĩ có trọng lượng khác với đề nghị hành chính từ người bệnh.
Khi nhận được hồ sơ
- Kiểm tra ngay tại chỗ xem có đủ không.
- Kiểm tra các trang có đọc được không.
- Kiểm tra dữ liệu hình ảnh mở được.
- Xin bổ sung ngay nếu thiếu.
- Quét hoặc chụp lưu bản điện tử.
Kiểm tra tại chỗ tiết kiệm được một lần đi lại. Phát hiện thiếu khi đã về nhà nghĩa là phải quay lại và chờ thêm một chu kỳ xử lý nữa.
Lưu giữ về sau
- Giữ hồ sơ có tổ chức để dùng cho những lần sau.
- Cập nhật sau mỗi lần khám.
- Lưu cả bản giấy và bản điện tử.
- Đặt ở nơi người thân cũng biết.
- Điều này giúp mọi lần cần sau đều nhanh hơn.
Người đã từng trải qua việc tập hợp hồ sơ từ đầu thường không muốn lặp lại, và việc duy trì một bộ hồ sơ có tổ chức từ đó trở đi là đầu tư đáng giá.
Câu hỏi thường gặp
Người bệnh có quyền xin bản sao hồ sơ của mình không?
Người bệnh có quyền được tiếp cận thông tin về tình trạng sức khoẻ và quá trình điều trị của mình, và quy trình cụ thể để nhận bản sao do từng cơ sở quy định theo pháp luật hiện hành. Hãy liên hệ bộ phận phụ trách hồ sơ của cơ sở để biết thủ tục.
Cần chuẩn bị gì khi đi xin?
Thường cần giấy tờ tuỳ thân, thông tin về lần khám hoặc lần nằm viện cần xin, và đơn theo mẫu của cơ sở. Nếu người khác đi thay thì thường cần giấy uỷ quyền, nên hãy hỏi trước về yêu cầu cụ thể.
Thường mất bao lâu để nhận được?
Thời gian khác nhau tuỳ cơ sở và tuỳ khối lượng hồ sơ, từ vài ngày tới vài tuần. Nên bắt đầu thủ tục sớm chứ không đợi tới sát ngày đi.
Nếu bị từ chối hoặc gặp khó khăn thì sao?
Hỏi rõ lý do và hỏi về quy trình đúng cần thực hiện, vì nhiều trường hợp là do hồ sơ hoặc thủ tục chưa đủ chứ không phải từ chối. Nếu vẫn khó khăn, có thể liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng hoặc bộ phận giải quyết khiếu nại của cơ sở.