Nhiều kết quả quan trọng nhất của một chuyến đi khám chỉ có sau khi người bệnh đã về nước. Nếu không thiết lập cơ chế rõ ràng trước khi về, rất dễ rơi vào cảnh chờ đợi mà không biết hỏi ai.
Những gì thường có sau
- Kết quả giải phẫu bệnh.
- Các xét nghiệm chuyên sâu cần nhiều ngày.
- Xét nghiệm di truyền và phân tử.
- Kết luận sau hội chẩn nhiều chuyên khoa.
- Bản kết luận tổng hợp cuối cùng.
Những kết quả này thường là phần quyết định nhất của cả chuyến đi, nên việc bảo đảm nhận được chúng quan trọng hơn nhiều so với việc nhận các kết quả có sẵn trong ngày.
Xác nhận trước khi về
- Kết quả nào còn thiếu.
- Khi nào dự kiến có từng cái.
- Được gửi bằng cách nào.
- Được gửi cho ai.
- Tên người phụ trách.
- Phương thức liên hệ trực tiếp.
- Cần làm gì nếu quá hạn mà chưa có.
Mục cuối là câu hỏi ít người nghĩ tới nhưng có giá trị cao: biết trước phải liên hệ ai và như thế nào nếu kết quả chậm giúp xử lý ngay thay vì loay hoay.
Cân nhắc buổi tư vấn trực tuyến
- Hỏi trước về khả năng này.
- Hỏi cách sắp xếp và có tính phí không.
- Đặc biệt nên có nếu kết quả quan trọng còn chưa có.
- Cho phép hỏi lại thay vì chỉ nhận một tờ giấy.
- Cân nhắc chênh lệch múi giờ khi hẹn.
Việc nhận một kết quả quan trọng qua thư mà không có ai giải thích thường để lại nhiều câu hỏi hơn là câu trả lời, nên một buổi trao đổi ngắn sau đó có giá trị lớn.
Chuẩn bị về liên lạc
- Kiểm tra địa chỉ thư điện tử mình cung cấp là đúng.
- Kiểm tra thư không rơi vào thư mục rác.
- Cung cấp phương thức liên hệ dự phòng.
- Cho biết múi giờ của mình.
- Nói rõ ngôn ngữ mình trao đổi được.
Thư từ cơ sở nước ngoài rơi vào thư mục rác là tình huống rất thường gặp và dẫn tới việc tưởng rằng họ chưa gửi. Kiểm tra thư mục này là bước đầu tiên khi thấy chậm.
Khi kết quả chậm hơn dự kiến
- Kiểm tra thư mục rác trước.
- Liên hệ với đầu mối đã xác nhận.
- Nêu rõ thông tin định danh và ngày khám.
- Nêu rõ kết quả nào mình đang chờ.
- Hỏi về tiến độ và thời điểm dự kiến.
- Kiên trì một cách lịch sự.
- Nhờ bác sĩ trong nước hỗ trợ liên hệ nếu cần.
Việc chủ động liên hệ hiệu quả hơn nhiều so với chờ đợi. Ở một cơ sở lớn, một trường hợp không được nhắc tới dễ bị lùi lại trong hàng đợi.
Khi nhận được kết quả
- Xác nhận đã nhận với bên gửi.
- Kiểm tra đủ những gì đã hẹn.
- Kiểm tra tệp mở được.
- Lưu vào hồ sơ và sao lưu.
- Đọc kỹ và ghi lại điểm chưa rõ.
- Chuyển cho bác sĩ trong nước.
Việc xác nhận đã nhận là phép lịch sự đơn giản và cũng giúp bên gửi biết quy trình đã hoàn tất, tránh những trao đổi qua lại không cần thiết sau này.
Khi có câu hỏi về kết quả
- Ghi lại câu hỏi cụ thể.
- Hỏi bác sĩ trong nước trước.
- Nhiều câu họ trả lời được.
- Liên hệ lại cơ sở với những gì cần chính họ làm rõ.
- Gửi câu hỏi rõ ràng và ngắn gọn.
Việc hỏi bác sĩ trong nước trước tiết kiệm được thời gian và cũng bảo đảm câu hỏi gửi đi là câu thật sự cần chính người viết kết luận trả lời.
Về chênh lệch múi giờ
- Tính tới khi mong đợi phản hồi.
- Một ngày làm việc của họ có thể là đêm của mình.
- Cuối tuần và ngày lễ khác nhau.
- Kiên nhẫn với thời gian phản hồi.
- Khi hẹn trao đổi trực tuyến thì xác nhận múi giờ rõ ràng.
Việc xác nhận múi giờ khi hẹn buổi trao đổi là chi tiết cần làm rõ, và cách an toàn là ghi cả giờ ở hai nơi trong thư xác nhận.
Lưu trữ kết quả nhận về
- Lưu vào cùng chỗ với hồ sơ của chuyến đi.
- Đặt tên tệp theo quy tắc nhất quán.
- Ghi ngày nhận.
- Sao lưu.
- In một bản nếu cần đưa cho bác sĩ.
Việc giữ toàn bộ kết quả của một chuyến đi trong cùng một chỗ giúp lần sau cần dùng thì có ngay, thay vì phải tìm trong thư từ cũ.
Chuyển cho bác sĩ trong nước
- Chuyển toàn bộ chứ không chỉ phần kết luận.
- Kèm theo ghi chú và câu hỏi của mình.
- Đặt lịch để bàn về bước tiếp theo.
- Bàn về việc điều này thay đổi kế hoạch thế nào.
- Thống nhất ai làm gì.
Đây là bước biến kết quả thành hành động và cũng là bước hay bị hoãn nhất. Một kết quả nằm trong ngăn kéo không có giá trị gì so với cùng kết quả đó được bàn và thực hiện.
Nếu không nhận được kết quả
- Kiên trì liên hệ qua nhiều kênh.
- Nhờ bác sĩ trong nước liên hệ chuyên môn.
- Liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng của cơ sở.
- Nêu rõ thông tin định danh mỗi lần liên hệ.
- Ghi lại các lần đã liên hệ.
Việc liên hệ qua kênh chuyên môn giữa hai bác sĩ thường hiệu quả hơn nhiều so với liên hệ hành chính, và đây là lúc sự hỗ trợ của bác sĩ trong nước có giá trị rõ rệt.
Câu hỏi thường gặp
Cần xác nhận gì trước khi về nếu kết quả chưa có?
Cần xác nhận rõ kết quả nào còn thiếu, khi nào dự kiến có, được gửi bằng cách nào và cho ai, cùng với tên và phương thức liên hệ của người phụ trách. Một địa chỉ chung chung thường không đủ.
Có nên có buổi tư vấn trực tuyến sau đó không?
Rất nên nếu kết quả quan trọng còn chưa có, vì việc nhận một bản kết quả qua thư mà không có ai giải thích thường để lại nhiều câu hỏi. Hãy hỏi trước về khả năng này và về cách sắp xếp.
Nếu kết quả chậm hơn dự kiến thì làm gì?
Liên hệ với đầu mối đã xác nhận, nêu rõ thông tin định danh và ngày khám, và hỏi về tiến độ. Việc chủ động liên hệ thường hiệu quả hơn là chờ, và cần kiên trì một cách lịch sự.
Kết quả nhận về nên xử lý thế nào?
Lưu vào hồ sơ, đọc kỹ và ghi lại điểm chưa rõ, rồi chuyển cho bác sĩ trong nước để bàn về bước tiếp theo. Kết quả không được tích hợp vào quá trình điều trị thực tế thì chỉ là một tờ giấy.