Bất ngờ về chi phí trong một chuyến đi khám hiếm khi đến từ một khoản lớn duy nhất. Nó thường là kết quả của nhiều khoản nhỏ mà không ai nghĩ tới khi lập kế hoạch, cộng lại thành một con số đáng kể.
Khoản do kéo dài chuyến đi
- Thêm ngày lưu trú.
- Thêm ngày ăn uống và sinh hoạt.
- Phí đổi vé.
- Chênh lệch giá vé khi đổi.
- Áp dụng cho cả người đi cùng.
- Có thể cả phí gia hạn lưu trú.
Đây là nhóm có tác động lớn nhất vì một quyết định kéo dài vài ngày kéo theo nhiều khoản cùng lúc. Việc chừa biên dự phòng cho khả năng này quan trọng hơn dự trù chính xác từng khoản nhỏ.
Khoản do phát sinh chuyên môn
- Khảo sát bổ sung ngoài kế hoạch.
- Hội chẩn với chuyên khoa khác.
- Xét nghiệm chuyên sâu được đề nghị.
- Thủ thuật ngoài dự kiến.
- Thuốc được kê thêm.
Những phát sinh này là bình thường về mặt chuyên môn, nên việc cần làm không phải là tránh chúng mà là hỏi trước về cơ chế thông báo và tính phí khi chúng xảy ra.
Khoản cho người đi cùng
- Vé máy bay.
- Thị thực nếu cần.
- Chỗ ở nếu ở riêng phòng.
- Ăn uống và sinh hoạt.
- Bảo hiểm du lịch.
- Thu nhập bị ảnh hưởng do nghỉ việc.
Với chuyến đi dài, nhóm khoản này có thể gần bằng chi phí ngoài y tế của chính người bệnh, nên việc tính riêng thành một nhóm trong bảng dự trù là cần thiết.
Khoản về hồ sơ và thủ tục
- Phí xin bản sao hồ sơ ở trong nước.
- Phí sao chép dữ liệu hình ảnh.
- Phí dịch hồ sơ trước khi đi.
- Phí công chứng nếu cần.
- Phí gửi hồ sơ nếu gửi trước.
- Phí cấp bản sao kết quả tại nơi đến.
- Phí dịch kết quả mang về.
Đây là nhóm gồm nhiều khoản nhỏ và gần như không bao giờ xuất hiện trong bất kỳ báo giá nào. Chúng dễ bị bỏ qua vì mỗi khoản đều nhỏ, nhưng danh sách thì dài.
Khoản về liên lạc và đi lại tại chỗ
- Kết nối mạng và gọi điện quốc tế.
- Đi lại giữa nơi ở và cơ sở y tế.
- Đi lại cho các khảo sát ở địa điểm khác.
- Ra vào sân bay.
- Phí gửi hành lý nếu mang nhiều hồ sơ.
Với lịch trình có nhiều lần đi lại giữa nơi ở và cơ sở y tế, khoản đi lại tại chỗ cộng dồn nhanh hơn dự kiến, nhất là khi chọn nơi ở xa.
Khoản về tỉ giá và thanh toán
- Chênh lệch tỉ giá.
- Phí chuyển đổi ngoại tệ.
- Phí giao dịch quốc tế.
- Phí rút tiền ở nước ngoài.
- Biến động tỉ giá trong thời gian chuyến đi.
Với chuyến đi có tổng chi lớn, chênh lệch tỉ giá và các loại phí giao dịch không phải khoản nhỏ, và nên được tính vào bảng dự trù thay vì bỏ qua.
Khoản sau khi về
- Các khảo sát được khuyến nghị làm tiếp.
- Thuốc theo khuyến nghị.
- Các lần khám theo dõi.
- Dịch tài liệu để bàn với bác sĩ trong nước.
- Chuyến đi thứ hai nếu cần.
Nhóm này hay bị bỏ qua nhất vì nó nằm ngoài khung thời gian của chuyến đi. Nhưng đây chính là phần biến kết quả chuyến đi thành hành động, nên việc hết ngân sách ở đúng điểm này là tình huống rất đáng tránh.
Khoản cho tình huống ngoài dự kiến
- Chăm sóc y tế khẩn cấp ngoài kế hoạch.
- Thay đổi chuyến bay vì lý do sức khoẻ.
- Cần thêm người sang hỗ trợ.
- Kéo dài lưu trú vì lý do y tế.
Đây là nhóm ít khả năng xảy ra nhất nhưng có tác động lớn nhất nếu xảy ra, và cũng là nhóm mà bảo hiểm phù hợp có thể xử lý được phần nào.
Cách dự trù cho hiệu quả
- Liệt kê từng nhóm thành danh sách cụ thể.
- Không gộp hết vào một con số dự phòng chung.
- Ước tính từng khoản dù chỉ sơ bộ.
- Ghi rõ giả định của mỗi ước tính.
- Rà soát khi có thông tin mới.
Việc nhìn thấy các khoản thành danh sách cụ thể cho ước tính sát hơn nhiều so với việc để chúng ẩn trong một con số dự phòng, vì con số dự phòng thường được đặt theo cảm tính.
Theo dõi trong chuyến đi
- Ghi lại chi hằng ngày.
- Giữ toàn bộ hoá đơn vào một chỗ.
- Đối chiếu với dự trù định kỳ.
- Phát hiện sớm nếu vượt để điều chỉnh.
- Hữu ích cho thủ tục bảo hiểm.
Việc phát hiện sớm khi chi vượt dự trù cho phép điều chỉnh những khoản còn kiểm soát được, thay vì chỉ biết khi mọi thứ đã xong.
Khi phát sinh vượt khả năng
- Nói thẳng với cơ sở về giới hạn của mình.
- Hỏi khoản nào là thiết yếu và khoản nào có thể hoãn.
- Hỏi phần nào có thể làm ở trong nước.
- Hỏi về khả năng thanh toán theo giai đoạn.
- Bàn với người thân.
Câu hỏi về việc phân biệt thiết yếu với có thể hoãn là câu hỏi hợp lệ và một cơ sở nghiêm túc sẽ trả lời rõ ràng. Không phải mọi khuyến nghị đều có cùng mức ưu tiên.
Ghi chú
Bài này liệt kê các nhóm khoản mục để hỗ trợ việc dự trù, không đưa ra mức chi phí và không so sánh giữa các nơi. Mức chi phí cụ thể cần được hỏi trực tiếp từ nơi mình dự định tới và từ các nhà cung cấp dịch vụ liên quan.
Câu hỏi thường gặp
Khoản phát sinh lớn nhất thường là gì?
Thường là chi phí do phải ở lại lâu hơn dự kiến, vì nó kéo theo cả lưu trú, ăn uống, đổi vé và có khi cả chi phí cho người đi cùng. Đây là lý do việc chừa biên dự phòng cho khả năng kéo dài quan trọng hơn các khoản riêng lẻ.
Vì sao chi phí cho người đi cùng hay bị bỏ sót?
Vì báo giá và mọi tính toán thường xoay quanh người bệnh, trong khi người đi cùng cũng cần vé, chỗ ở, ăn uống và có khi cả thị thực. Với chuyến đi dài, khoản này có thể gần bằng chi phí của người bệnh ở nhóm ngoài y tế.
Chi phí dịch thuật thường bao gồm những gì?
Gồm dịch hồ sơ trước khi đi, có thể dịch kết quả mang về, và phí phiên dịch nếu cơ sở tính riêng. Đây là nhóm khoản nhỏ nhưng dễ cộng dồn và hầu như không bao giờ nằm trong báo giá y tế.
Nên dự trù thế nào cho các khoản này?
Nên liệt kê chúng thành một nhóm riêng trong bảng dự trù thay vì gộp vào biên dự phòng chung. Việc nhìn thấy chúng thành danh sách cụ thể giúp ước tính sát hơn nhiều so với việc để chúng ẩn trong một con số dự phòng.