Sai lầm phổ biến nhất khi lập lịch trình cho một chuyến đi khám là tính theo số ngày mình muốn đi thay vì theo số ngày quy trình cần. Kết quả là phải đổi vé, phải ra về khi chưa có kết quả, hoặc phải quay lại lần hai.
Cách tính đúng
- Bắt đầu từ việc hỏi nơi đến về quy trình dự kiến.
- Liệt kê từng khâu và thời gian của nó.
- Cộng thêm thời gian chờ giữa các khâu.
- Cộng thêm biên dự phòng.
- Cộng thêm ngày di chuyển và hồi sức.
- Kiểm tra ngày lễ ở nước đến.
Cách này cho một con số dựa trên thực tế thay vì phỏng đoán. Nơi đến có kinh nghiệm với người bệnh từ xa thường ước lượng khá chính xác nếu biết mục tiêu của chuyến đi.
Các khâu thường có
- Buổi khám đầu tiên và khai thác bệnh sử.
- Các khảo sát được chỉ định.
- Chờ kết quả.
- Buổi tư vấn kết quả.
- Có thể phát sinh khảo sát bổ sung.
- Có thể cần hội chẩn nhiều chuyên khoa.
- Nhận hồ sơ và kết quả trước khi về.
Khâu chờ kết quả thường chiếm nhiều thời gian nhất và cũng hay bị đánh giá thấp. Một số xét nghiệm cần nhiều ngày, và hỏi trước về thời gian trả kết quả của từng loại giúp ước lượng đúng.
Những gì làm kéo dài ngoài dự kiến
- Phát sinh khảo sát bổ sung.
- Kết quả cần làm rõ thêm.
- Cần hội chẩn với chuyên khoa khác.
- Lịch của chuyên gia không trống ngay.
- Ngày lễ và cuối tuần.
- Thủ tục hành chính.
Mục đầu tiên là tình huống rất thường gặp và về mặt chuyên môn là bình thường: sau khi có kết quả ban đầu, bác sĩ có thể thấy cần khảo sát thêm để trả lời câu hỏi đã đặt ra.
Biên dự phòng
- Chừa ít nhất vài ngày ngoài lịch dự kiến.
- Cân nhắc vé linh hoạt.
- Hoặc chưa đặt vé về ngay từ đầu.
- Kiểm tra chính sách đổi của nơi ở.
- Tính biên rộng hơn nếu đi xa.
Với chuyến đi xa và tốn kém, chi phí của vé linh hoạt thường nhỏ hơn nhiều so với chi phí phải đổi vé vào phút chót hoặc phải quay lại lần hai.
Ngày di chuyển và hồi sức
- Không xếp lịch khám vào ngày vừa bay tới.
- Chừa ít nhất một ngày để hồi sức.
- Đặc biệt quan trọng khi chênh lệch múi giờ lớn.
- Người bệnh đang yếu cần nhiều thời gian hơn.
- Cũng chừa thời gian sau khi xong trước khi bay về.
Đi khám trong tình trạng vừa xuống máy bay sau chuyến bay dài ảnh hưởng tới cả kết quả một số khảo sát lẫn khả năng tiếp nhận thông tin trong buổi tư vấn.
Kiểm tra lịch của nơi đến
- Ngày lễ quốc gia.
- Kỳ nghỉ dài trong năm.
- Ngày làm việc trong tuần khác nhau ở một số nước.
- Giờ làm việc của các bộ phận.
- Lịch nghỉ của chuyên gia mình sẽ gặp.
Mục thứ ba đáng lưu ý: ở một số nước, cuối tuần rơi vào ngày khác so với thói quen quen thuộc, và điều đó ảnh hưởng tới việc tính số ngày làm việc.
Sắp xếp thứ tự các việc
- Hỏi nơi đến về thứ tự tối ưu.
- Xếp các khảo sát cần nhịn ăn vào cùng buổi sáng.
- Xếp khảo sát có thời gian trả kết quả lâu lên trước.
- Chừa khoảng trống giữa các khâu.
- Không xếp quá dày trong một ngày.
Việc xếp khảo sát có thời gian trả kết quả lâu lên đầu là chiến lược đơn giản giúp rút ngắn tổng thời gian chuyến đi đáng kể.
Lịch trình cho từng loại mục tiêu
- Xin ý kiến thứ hai với hồ sơ đầy đủ: thường ngắn nhất.
- Gói khám tổng quát: thường một tới vài ngày làm việc.
- Khảo sát chẩn đoán cho vấn đề chưa rõ: khó đoán hơn.
- Điều trị hoặc can thiệp: dài nhất và cần theo dõi sau.
Loại thứ ba là loại khó lập kế hoạch nhất vì mỗi kết quả có thể dẫn tới khảo sát tiếp theo. Với loại này, biên dự phòng cần rộng hơn đáng kể.
Khi dự kiến có can thiệp
- Cần thời gian hồi phục trước khi bay.
- Hỏi bác sĩ về khoảng chờ khuyến cáo.
- Cần theo dõi sau can thiệp.
- Cần biết xử lý thế nào nếu có biến chứng.
- Cần người đi cùng.
Khoảng chờ trước khi bay sau một số can thiệp có cơ sở an toàn cụ thể và không nên rút ngắn vì lý do vé. Đây là câu hỏi cần đặt ra trước khi đặt vé chứ không phải sau.
Những gì nên xác nhận trước khi đặt vé
- Lịch hẹn đã được xác nhận chính thức.
- Quy trình dự kiến và thời gian của nó.
- Hồ sơ cần mang đã được xác nhận đủ.
- Yêu cầu về thị thực đã rõ.
- Đã biết mình cần ở lại bao lâu.
Đặt vé trước khi có lịch hẹn xác nhận là rủi ro thực tế, vì lịch hẹn có thể không trống vào thời điểm mình đã mua vé.
Kế hoạch dự phòng
- Nếu phải ở lại lâu hơn thì xử lý thế nào.
- Nếu phải quay lại lần hai thì tính sao.
- Nếu sức khoẻ xấu đi trong chuyến đi.
- Nếu cần liên hệ với bác sĩ trong nước.
- Ai ở nhà lo việc trong thời gian đó.
Việc nghĩ trước các tình huống này không phải bi quan mà là chuẩn bị. Phần lớn chúng không xảy ra, nhưng nếu xảy ra thì có kế hoạch sẵn tạo khác biệt lớn.
Câu hỏi thường gặp
Nên chừa bao nhiêu ngày dự phòng?
Nên chừa ít nhất vài ngày ngoài lịch dự kiến, vì phát sinh thêm khảo sát hoặc chờ kết quả là tình huống rất thường gặp. Đặt vé linh hoạt hoặc chưa đặt vé về ngay từ đầu là cách xử lý phổ biến.
Khâu nào thường chiếm nhiều thời gian nhất?
Thường là chờ kết quả các xét nghiệm cần nhiều ngày và chờ lịch hẹn với chuyên gia, chứ không phải bản thân việc khám. Hỏi trước về thời gian trả kết quả của từng loại giúp ước lượng chính xác hơn.
Có nên hỏi trước về thời gian của toàn bộ quy trình không?
Rất nên, và đây là câu hỏi nên đặt ngay khi liên hệ lần đầu. Nơi đến có kinh nghiệm với người bệnh từ xa thường có thể ước lượng khá chính xác nếu biết trước mục tiêu của chuyến đi.
Ngày lễ ở nước đến ảnh hưởng thế nào?
Có thể làm kéo dài chuyến đi thêm nhiều ngày vì lịch hẹn và việc trả kết quả đều bị ảnh hưởng. Đây là chi tiết hay bị bỏ qua khi lập kế hoạch và nên được kiểm tra từ sớm.